لقد تضخم الإنفاق على البرمجيات في الشركات البريطانية خلال العقد الماضي. المزيد من الأدوات، والمزيد من عمليات التكامل، والمزيد من التجديدات السنوية تصل بهدوء إلى بطاقة الشركة. في مشهد المواعدة عبر الإنترنت اليوم، أصبح كل هذا الحمل الرقمي الزائد أكثر شيوعًا. يقوم المستخدمون بالتبديل بين التطبيقات والاشتراكات ومنصات المراسلة وترقيات ملفاتهم الشخصية، وفي بعض الأحيان يديرونها من خلال أنظمة أكثر آلية من الأنظمة “البشرية”. لقد انتقلت من المقدمات الأساسية إلى نظام بيئي متكامل للمشاركة والإشعارات والميزات المتميزة.
لم يعد العديد من المستخدمين يهتمون بالمنصات الإضافية التي يمكنهم إضافتها إلى هذا المزيج؛ وبدلاً من ذلك، يريدون المزيد من التفاعل المُرضي داخل تلك المساحة المزدحمة. ومع ذلك، تظهر الأبحاث باستمرار أن نسبة كبيرة من هذه التراخيص لا يتم استخدامها، وليس لدى معظم الفرق المالية صورة واضحة عن الحجم. وفقًا لبيانات Productiv، تستخدم المؤسسة المتوسطة 45% فقط من تراخيص SaaS التي تم شراؤها. بالنسبة للشركات المتوسطة في المملكة المتحدة التي تدير العشرات من الأدوات عبر أقسام متعددة، فإن نسبة 55% غير المستخدمة لا تعد خطأ تقريبيًا. إنه عنصر مادي، ويميل إلى النمو بهدوء حتى يقرر شخص ما البحث عنه. اكتشف سبب حدوث ذلك، وكيفية حساب التكلفة الحقيقية، وكيف تبدو عملية التدقيق المناسبة أدناه.
كيف تتراكم التراخيص غير المستخدمة
مع اعتماد المزيد والمزيد من الأدوات الرقمية، تميل تراخيص البرامج إلى الانتشار عبر الفرق والأقسام والمشاريع المؤقتة. مع مرور الوقت، تولد الحسابات غير المستخدمة والحسابات المكررة والتجديدات التلقائية تكاليف منتظمة لا تظهر حتى يتم تدقيقها بشكل صحيح.
فجوات الصعود والمقاعد المنسية
إنه أبسط تفسير: يتم شراء البرنامج، ولا يتم تدريب المستخدمين عليه، وبالتالي يعودون إلى ما يعرفونه بالفعل. إذا تم تقديم نظام إدارة المشاريع في شركة تضم 200 شخص، فمن الممكن أن يستخدمه 40 مستخدمًا خلال الشهر الأول. وكان من الممكن أن يظل هذا الرقم كما هو في العام التالي. في كثير من الأحيان، يُنظر إلى عملية الإعداد على أنها حدث واحد وليس عملية مستمرة. لا أحد يراقب إذا ما تم استخدام المقاعد، أو وصول مبتدئين جدد، أو تعيين التراخيص، وما إلى ذلك، حتى يأتي التجديد لجلبهم مرة أخرى.
تغييرات الفريق والمغادرة
يؤدي دوران الموظفين إلى خلق طبقة أخرى من الهدر. عندما يغادر شخص ما، يتم إلغاء تنشيط حساباته البرمجية بشكل متكرر لأغراض أمنية، لكن الترخيص نفسه يظل نشطًا. لا تتضمن قوائم مراجعة تكنولوجيا المعلومات الخارجية دائمًا خطوة لوضع علامة على تلك المقاعد للإلغاء أو إعادة التخصيص. مع مرور الوقت، يمكن أن تقوم الشركة بتجميع العشرات من التراخيص المدفوعة المخصصة لعناوين البريد الإلكتروني التي لم تعد موجودة، مع دليل للجميع.
تكنولوجيا المعلومات الظل والازدواجية
نادرًا ما تتمتع تكنولوجيا المعلومات المركزية بالسيطرة على اقتناء الإدارات للأدوات. يعمل فريق التسويق على أحد أنظمة إدارة المشروعات، وفريق المنتج على نظام آخر، ويستخدم قسم الشؤون المالية نظامًا ثالثًا. لا أحد يستطيع أن يرى من خلال الأمر برمته. لا يوجد تجديدات، والازدواجية ستزداد سنة بعد سنة. إنها واحدة من أكثر التحديات صعوبة في حلها في بيئة المواعدة الحالية عبر الإنترنت، خاصة أنك تحتاج إلى أن تكون قادرًا على رؤية كيفية استخدام المنصات والتفاعلات والاتصالات فعليًا.
كما أنها تعتمد على إنشاء إجراءات روتينية جديدة عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات باستخدام التكنولوجيا، خاصة عندما يتعلق الأمر بإضافة عضويات جديدة أو ترقيات أو خيارات مدفوعة دون تفكير. إذا لم يدركوا ذلك، فقد ينتهي بهم الأمر إلى ملء تطبيقاتهم ببرامج زائدة عن الحاجة ومتكررة وإنفاق الأموال غير الضرورية التي لا تساعدهم على تطوير شعور أعمق بالاتصال.
ما الذي يكلف الشركات في المملكة المتحدة فعليًا؟
وتشير التقديرات إلى أن الشركات البريطانية تنفق ما مجموعه 26 مليار جنيه استرليني على البرمجيات كل عام. واستنادًا إلى متوسط الصناعة، فإن عدد التراخيص الضائعة يصل إلى المليارات، وربما لا يتم استخدام نصف التراخيص. يمكن أن تكون الأرقام صارخة للغاية بالنسبة للشركات الفردية. الشركة التي تحتوي على 100 مقعد وتدفع 50 جنيهًا إسترلينيًا لكل مقعد شهريًا و40 مقعدًا غير مستخدم، تدفع 24000 جنيه إسترليني سنويًا كبرامج للأشخاص الذين لا يستخدمون مقاعدهم.
أضف هذا إلى خمس أو ست أدوات أخرى يتم استخدامها بنفس الطريقة، ويمكن أن تصل التكلفة بسهولة إلى أكثر من 100000 جنيه إسترليني سنويًا. تعمل الأنظمة الأساسية مثل Vertice على تتبع بيانات استخدام البرامج في الوقت الفعلي عبر المجموعة الكاملة للمؤسسة، مما يتيح تحديد التراخيص الخاملة والعقود التي تستحق إعادة التفاوض بشأنها عند التجديد.
كيفية تشغيل تدقيق ترخيص البرمجيات
لا يلزم أن يكون تدقيق الترخيص مشروعًا طويلًا. إذا تم القيام بذلك بشكل منهجي، يمكن لمعظم الشركات الوصول إلى صورة واضحة في غضون أسابيع قليلة. وهنا عملية عملية:
- إنشاء مخزون برمجي كامل: قم بتجميع كل اشتراك نشط، بدءًا من اتفاقيات المؤسسة وصولاً إلى أدوات SaaS الفردية التي يتم تحميلها على حسابات النفقات. سيحتفظ كل من رؤساء المالية وتكنولوجيا المعلومات ورؤساء الأقسام بأجزاء من هذا.
- تعيين المقاعد للمستخدمين النشطين: بالنسبة لكل أداة، حدد عدد التراخيص التي تم تعيينها وقم بإسنادها الترافقي مقابل بيانات تسجيل الدخول الفعلية أو النشاط على مدار التسعين يومًا الماضية. تعرض العديد من الأنظمة الأساسية هذا الأمر أصلاً في وحدة التحكم الإدارية الخاصة بها.
- قم بوضع علامة على التراخيص غير المستخدمة والتراخيص غير المستخدمة: قم بفصل الأدوات إلى مستويات: المستخدمة بشكل نشط، والمستخدمة بشكل متقطع، والخاملة. يجب إلغاء التراخيص الخاملة أو دمجها قبل التجديد التالي. يضمن الاستخدام المتقطع إجراء محادثة مع الفريق حول ما إذا كانت هناك حاجة حقيقية للأداة.
- مراجعة مواعيد التجديد وشروط العقد: يتم تجديد العديد من عقود SaaS تلقائيًا دون إشعار مسبق. إن المضي قدمًا في هذه التواريخ بفترة تتراوح بين 60 إلى 90 يومًا يخلق مجالًا للتفاوض بشأن العد التنازلي للمقاعد أو الخروج من العقود التي لا يبرر فيها الاستخدام التكلفة.
- تعيين الملكية المستمرة: تكون عمليات التدقيق مفيدة فقط إذا كان هناك شخص مسؤول عن الحفاظ على البيانات محدثة. يساعد تعيين مالك برنامج لكل أداة، حتى لو كان في قسم تكنولوجيا المعلومات أو الشؤون المالية أو القسم ذي الصلة، على منع إعادة بناء المشكلة.
الكل في الكل
واحدة من أبسط تكاليف المواعدة الرقمية التي يجب تفويتها هي الاشتراكات غير المستخدمة والسمات المتميزة لإزالة الشكوك. لا تكمن المشكلة في عدم الاهتمام بتقليل عدد التطبيقات والعضويات والأدوات المدفوعة المستخدمة، ولكنها تتعلق بعدم الوضوح بشأن التطبيقات التي تحقق القيمة. من السهل العثور على المبالغ الزائدة إذا خصصت بعض الوقت لإلقاء نظرة على الاشتراكات النشطة والتجديدات المتكررة وأنماط المشاركة حتى مرة واحدة في السنة، والجهد الذي يتعين عليك بذله للعثور على المبالغ الزائدة يستحق العناء. إن الحصول على مزيد من الوضوح بشأن السلوكيات الرقمية وخيارات الاشتراك سيمكن المستخدمين من الحصول على تجربة مواعدة عبر الإنترنت أكثر وعيًا وأقل ضوضاءً، حيث تستمر منصات المواعدة في تطوير نظامها البيئي المدفوع.
