غالبًا ما يتم التعامل مع الاجتماعات على أنها التمثيل النهائي لبيروقراطية الشركات، مما يدفع بعض المديرين التنفيذيين إلى محاولة التخلص منها تمامًا.
عندما صعدت بريان أولسون، الرئيس التنفيذي لشركة Pacsun، لقيادة العلامة التجارية للملابس قبل ثلاث سنوات، قالت إنها عملت على تقليل عبء الاجتماعات الإجمالي للشركة بنسبة 60٪ تقريبًا. وكانت هذه الخطوة جزءًا من محاولة لفتح مساحة أكبر للتركيز والإبداع والتنفيذ.
قالت أولسون لـ إنها تحاول التأكد من أن الاجتماعات هادفة ومثمرة لجميع الموجودين في الغرفة. وأضافت أنه ليس من الضروري أن تكون كل محادثة بمثابة اجتماع، وهذا الجزء من قيادة الشركة يعني معرفة متى يمكن أن تكون المناقشات الصغيرة والقرارات السريعة والتواصل الكتابي أكثر كفاءة.
“أنا هنا لخدمة فريقي. لذا، يجب أن تكون الاجتماعات مفيدة لهم وأريد التأكد من حضوري”. قمساعدة أولسون، الذي نشر مؤخرًا كتاب القيادة “الإنشاء المشترك” حول العلامة التجارية.
توازن
قال أولسون إنه على الرغم من أن الاجتماعات يجب أن يكون لها هدف، إلا أن الطريق للوصول إلى هذا الهدف ليس دائمًا خطيًا، خاصة عندما تعمل الفرق من خلال الإستراتيجية أو الابتكار أو التخطيط طويل المدى.
وقال أولسون: “من المهم أن نكون واضحين بشأن الموضوع والنتيجة”. “لكن كيفية الوصول إلى هناك قد لا تكون مباشرة كما تعتقد.”
على الرغم من أنها خفضت عدد الاجتماعات بشكل عام، إلا أنها قالت إنها تعتقد أن بعض المحادثات يمكن أن تستفيد من المناقشة المباشرة، خاصة عندما تقوم الفرق بحل المشكلات، أو تبادل الأفكار، أو مناقشة الإستراتيجية.
وقال أولسون إن الإفراط في التركيز على الكفاءة يمكن أن يحد من “الابتكار الحقيقي والإبداع والفضول والعصف الذهني”.
قال أولسون: “كانت بعض أفضل محادثاتنا كفريق قيادي عندما استمر الاجتماع لمدة أربع ساعات لأن الأشخاص كانوا يتحدثون بالفعل في الغرفة”.
لكن هذه المحادثات ليست هي القاعدة في Pacsun. وقال أولسون إن هذه الاجتماعات عُقدت خلال جلسات التخطيط طويلة المدى لمتاجر التجزئة، والتي تحدث مرتين سنويًا على مدار يومين أو ثلاثة أيام.
قالت أولسون إنها تحاول بناء ثقافة يتم فيها سماع جميع الأصوات. وقالت: للقيام بذلك، عليك “توفير المزيد من الوقت”. وأضافت أن الاستماع مهم بشكل خاص لشركة تفتخر بالمجتمع والإبداع.
أولسون ليست وحدها في توضيح أسلوبها في الاجتماعات.
وفي العام الماضي، أصدر رئيس إنستغرام، آدم موسيري، مذكرة قالت فيها إنه سيتم إلغاء الاجتماعات المتكررة كل ستة أشهر وإعادة إضافتها فقط إذا كانت “ضرورية للغاية”. كما شجع المسؤول التنفيذي أيضًا على عقد لقاءات فردية متكررة كل أسبوعين “بشكل افتراضي”، وقال إنه يجب على الموظفين رفض الاجتماعات التي تتعارض مع “مجموعات التركيز”.
يتمتع جيف بيزوس أيضًا بأسلوبه الفريد في الاجتماعات. وقال الملياردير إن الاجتماعات التي يجدها مفيدة للغاية تبدأ بمذكرات من ست صفحات، تليها 30 دقيقة من القراءة ومناقشة “فوضوية”.
