مع انتهاء التمويل الفيدرالي لحالات الطوارئ الخاصة بفيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) والتقلب المتأصل في عائدات ضريبة الدخل بالولاية، أصبحت المناطق التعليمية في كاليفورنيا في عصر من عدم اليقين المالي. لحسن الحظ، بدأت منطقة مدارس جوروبا الموحدة منذ عدة سنوات في عملية إيجاد طرق لتتبع النفقات والتحكم فيها مع الاستمرار في دعم المعلمين والموظفين حتى يتمكنوا من تقديم أفضل تجربة تعليمية ممكنة لطلابنا. فيما يلي كيفية جعل عمليات التوظيف وكشوف المرتبات أكثر كفاءة، بدءًا من الواجبات الإضافية الصعبة دائمًا.
الحصول على التعامل مع واجب إضافي
بالإضافة إلى موظفينا الذين يتقاضون رواتب، لدينا عدد من المهام بدوام جزئي، كل ساعة، وما نسميه “المهام الإضافية”. نظرًا لأن قدرًا كبيرًا من تمويلنا يأتي من المنح، فإن العديد من مهامنا تكون مؤقتة أو لمرة واحدة. نحن نملأ هذه المناصب بطلبات واجبات إضافية حتى لا نكون ملتزمين بالتزامات الرواتب المستمرة.
لسنوات عديدة، كانت طلبات الواجبات الإضافية وبطاقات الوقت مكتوبة على الورق، مما يعني أن قسم الرواتب كان يقوم بعمل زائد عن الحاجة لإدخال المعلومات في نظام الرواتب. كانت نماذج الطلب التي استخدمناها أيضًا مكتوبة على الورق، مما يجعل من الصعب جدًا تتبع الوقت الفعلي المستخدم للطلب، لذلك يمكننا التأكد من أن الساعات المستخدمة كانت ضمن حدود الطلب. كنا بحاجة إلى آلية تحكم أفضل من شأنها أن تساعد مواقع المدارس على البقاء في حدود الميزانية، بالإضافة إلى آلية ميزانية أكثر رسمية لإثقال ميزانيات القسم والموقع لتغطية طلبات الرسوم الإضافية.
يمكن أن تصبح عملية إعداد الميزانية معقدة للغاية لأنها متعددة الوظائف. وهو يتضمن مكونًا للتحكم في الموقف، ومكونًا لكشوف المرتبات، ومكونًا للميزنة المالية. كنا بحاجة إلى حل يمكن أن يجعل كل تلك الأكوان تعمل معًا. وكانت المهمة إما العثور على نظام أو بناء واحد. بدأ مكتب المقاطعة الخاص بنا برنامجًا تجريبيًا مع منطقتنا لبناء نظام، لكنه قرر في النهاية عدم الاستمرار في هذا الجهد نظرًا للموارد المطلوبة للحفاظ على مثل هذا النظام في 23 مقاطعة.
انخرطت منطقتنا في عملية تنافسية واختارت Helios Ed. وفي غضون ستة أشهر، قام فريقنا بتطوير وإطلاق نظام جديد للتعامل مع الواجبات الإضافية. ومنذ ذلك الحين، تمكنا من توفير أكثر من 100000 دولار أمريكي من تكاليف التوظيف، ونفقات الوقت، وتجاوزات الميزانية بفضل الضوابط الداخلية الأقوى المطبقة لدينا الآن.
قسم رواتب أكثر كفاءة (ورضا).
إن التخلص من إدخال البيانات الزائدة عن الحاجة والعمل باستخدام البيانات بدلاً من الورق قد أتاح لنا تقليل عدد الموظفين بمقدار معادلين بدوام كامل – ليس من خلال تسريح العمال، ولكن من خلال الاستنزاف. ولأن لديهم نظامًا يتولى إدخال البيانات نيابةً عنهم، فإن قسم الرواتب لدينا لديه المزيد من الوقت لإضفاء الجودة على عملهم، ويشعرون أنهم يعملون على مستوى أكثر توافقًا مع مهاراتهم.
العثور على الكفاءات في منطقتك
في حين وجدت Jurupa Unified كفاءات ووفورات في هذه المجالات المحددة، فإن كل منطقة تعليمية تختلف عن الأخرى. وكما يحب العديد من قادة مقاطعة كاليفورنيا أن يقولوا، لدينا 1139 منطقة تعليمية – والعديد من الطرق للقيام بالأشياء. مع أخذ ذلك في الاعتبار، هناك بعض الخطوات لعملية الانتقال من الأنظمة الورقية إلى الأنظمة عبر الإنترنت (أو استخدام الأنظمة عبر الإنترنت بشكل أكثر كفاءة) والتي تنطبق عالميًا.
- اجلس وحدد أهدافك. ما هي المكونات الحاسمة التي يجب أن تكون لديك؟
- اتخاذ قرار الصنع أو الشراء. عندما ظهر فيروس كورونا لأول مرة، أنشأت Jurupa Unified نظامًا خاصًا بها لتوجيه الفواتير من خلال SharePoint. لقد أنشأنا أيضًا عملية طلب رحلة في PowerApps تتعامل مع السفر والمؤتمرات والرحلات الميدانية. كما اكتشف مكتب المقاطعة لدينا، عندما تجمع عددًا من الوظائف معًا، قد يكون من المنطقي العمل مع بائع تثق به.
- إذا اخترت شراء برنامج، فتأكد من أنه يمكنه أن يفعل بالضبط ما تحتاج إليه. إذا قال أحد البائعين أنه يمكنه تطوير وظيفة على طول الطريق، فاطلب رؤية الميزة الجديدة قبل الشراء.
- تأكد من أن البائع سوف يستجيب. عندما يتعلق الأمر بوظيفة مثل كشوف المرتبات، فأنت تتعامل مع سبل عيش الناس، وتحتاج إلى معرفة أنه إذا كان هناك خطأ ما في النظام، أو إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، فإن هذه المساعدة هي مجرد مكالمة هاتفية.
لقد أحدث وضع نظام جديد لإدارة الرواتب فرقًا هائلاً في منطقتنا، لكنه ليس نهاية عملية خفض التكاليف لدينا. نحن ننظر دائمًا إلى برامجنا المختلفة لنرى أين يمكننا تقليص النفقات بطرق لا تؤثر على الفصل الدراسي. في نهاية المطاف، تهدف هذه التغييرات إلى ضمان بقاء الموارد مركزة حيثما تكون أكثر أهمية. في حين أن الميزانيات تتقلب وتدفقات التمويل لا تزال غير قابلة للتنبؤ بها، إلا أنني وفريقي نأتي إلى العمل كل يوم لأننا نؤمن بالتعليم العام. أنا نفسي نتاج التعليم العام، وأحب الاستيقاظ كل يوم وأنا أعلم أنه يمكنني العودة ودعم الطلاب والمعلمين اليوم.
