عزيزي المشرف،
تتطلب وظيفتك الآن مستوى جديدًا من الشفافية التي تتردد في تقديمها. ستستمر هذه الأزمة الإعلامية لعدة أيام أخرى إذا بقينا صامتين. نحن في لحظة قيادة حقيقية وأريدك أن تستمع إلى خبير الاتصالات الخاص بك. يمكنني أن أجعل عملك أسهل وأكثر نجاحا.
التوقيع،
مدير الاتصالات الخاص بك
نظرًا لتعرض المشرفين لمزيد من النيران السياسية وانتشار القصص الإخبارية السلبية المتكررة حول مناطقهم التعليمية، فمن السهل أن نرى أين يمكن أن تبدأ غريزة عدم التعليق والتركيز فقط على العمل. ومع ذلك، فإن الطريق إلى الأمام يتطلب مستوى جديدًا من الشفافية وقول الحقيقة في الاتصالات. في الواقع، يتطلب العمل منك أن تتقدم إلى الأمام حتى يتمكن المعلمون والموظفون لديك من التركيز على عملهم.
لقد تحدثت مؤخرًا مع منطقة مدرسية تواجه أزمات علاقات عامة متعددة. كان المشرف مترددًا في معالجة هذه القضايا علنًا، مفضلاً الاجتماعات الفردية مع أولياء الأمور على التعامل مع وسائل الإعلام أو عقد اجتماعات أولياء الأمور على غرار قاعة المدينة. ولكن عندما تنشأ ادعاءات خطيرة بسوء سلوك الموظف وما ينتج عنها من مخاوف مجتمعية، فمن الضروري أن يتقدم المشرفون إلى الأمام ويسيطروا على السرد.
على الرغم من أنه لا يمكن مناقشة تفاصيل تحقيقات الموارد البشرية أو الشرطة الجارية، فمن الضروري إعلام المجتمع بالإجراءات التي يتم اتخاذها لمنع وقوع حوادث مستقبلية، والضمانات التي يتم تنفيذها، والتزامك الثابت بسلامة الطلاب والموظفين. كل هذا مطمئن أكثر بكثير من التقارير الإعلامية، “لم تكن المنطقة التعليمية متاحة للتعليق”، أو “لا تستطيع المنطقة التعليق بسبب التحقيق المستمر”، أو الأسوأ من ذلك، الخبر المخيف، “قالت المنطقة التعليمية إنه ليس لديها تعليق”.
بناء الثقة من خلال التواصل الاستباقي
لا يحمل بيان المنطقة أو البريد الإلكتروني نفس أهمية المقابلة الإعلامية أو رسالة الفيديو الداخلية التي يتم إرسالها مباشرة إلى أفراد المجتمع. إن القيادة الحقيقية تعني الوقوف وقبول المقابلات الصعبة، والإجابة على الأسئلة الصعبة، والتعبير بمشاعر صادقة عن أن هذه الحوادث غير مقبولة. ما يحتاج المجتمع إلى سماعه هو “السبب” وراء القرار حتى يتم بناء الثقة، حتى لو كان هذا القرار يهدف إلى حجب المعلومات الأساسية. يمكن أن ينظر إلى عدم وجود بيان علني على أنه لامبالاة أو فراغ في القيادة، الأمر الذي يمكن أن يهدد بسرعة مهنة المشرف.
يجب على المشرفين دائمًا التفاعل مع وسائل الإعلام أثناء لحظات القيادة الحقيقية، مثل قضايا السلامة على مستوى المنطقة، أو اجتماعات مجلس إدارة المدرسة، أو عندما يحتاج الجمهور إلى الطمأنينة. “من يتحدث عن علامتك التجارية؟” يلقي نظرة على دراسة استقصائية أجريت على 1600 من موظفي المدرسة الذين ذكروا بشكل مدوي أن المشرف هو الشخص الأساسي المسؤول عن الترويج للعلامة التجارية للمنطقة التعليمية والدفاع عنها. وافق غالبية المشرفين الذين شملهم الاستطلاع أيضًا. يشتمل الترويج للعلامة التجارية للمنطقة والدفاع عنها على الفرص السلبية – ولكن أيضًا الإيجابية – مثل اليوم الأول من المدرسة، والتخرج، وإصدارات الصف الخاص بالمدرسة والمنطقة، وجوائز المنطقة.
ومع ذلك، لا يتطلب كل طلب إعلامي المشاركة المباشرة للمشرف. إذا لم يرتقي الأمر إلى مستوى الخطورة الذي يستحقه مكتب المشرف، فإن إجراء مقابلة مع رئيس القسم أو رئيس الاتصالات يعد خيارًا أفضل. إن مقابلة المشرف مخصصة للقصص التي نقرر أنها تتطلبها، وليس فقط لأن المراسل يطلب ذلك. يطلب المراسلون منك أكثر بكثير مما يخبرك به رئيس الاتصالات لديك.
من الضروري التواصل بشكل مباشر ومنتظم مع أولياء الأمور من خلال الفيديو والبريد الإلكتروني باستخدام أدوات الاتصال الجماهيري في منطقتك. أنت تتحكم في الرسالة التي تريد توصيلها، ولا يتعين عليك الاعتماد على وسائل الإعلام في فهمها بشكل صحيح. هذه فرصة رائعة لإضفاء الطابع الإنساني على المكتب. أضف المزيد من الشخصية والعاطفة إلى نصوص الفيديو الخاصة بك للتواصل على المستوى الشخصي مع مجتمعك. مهاجمة الشخص أصعب بكثير من مهاجمة المكتب. تساعد الاتصالات الاستباقية على بناء الثقة عندما تحتاج إليها لاحقًا.
لقد أخبرني المشرفون أنهم يفضلون الإدلاء بتعليقاتهم في اجتماعات مجلس إدارة المدرسة. غالبًا ما تكون تعليقات اجتماع مجلس إدارة المدرسة غير كافية، حيث تشير التحليلات غالبًا إلى انخفاض نسبة المشاهدة للبث المباشر أو التسجيلات لاجتماع مجلس إدارة المدرسة. من خلال تجربتي، فإن الرسالة التي يتم إرسالها إلى أولياء الأمور من خلال قنوات تنبيه المنطقة تتفوق بكثير على مشاهدات YouTube لاجتماعات مجلس إدارة المدرسة.
إضفاء الطابع الإنساني على دور المشرف
يجب على المشرفين الحفاظ على تواجد مستمر في الاتصالات عبر وسائل التواصل الاجتماعي والنشرات الإخبارية والموقع الإلكتروني وما إلى ذلك لإثبات مشاركتهم داخل المدارس. تعمل مقاطع الفيديو القصيرة التي تعرض التفاعلات مع الموظفين والطلاب على خلق فرص مشاركة قوية. قم بتطوير المحتوى لإنشاء نقاط اتصال تحتفل بمساهمات الممرضات والمعلمين وسائقي الحافلات، خاصة في أيام التقدير الوطنية الخاصة بهم. تُظهِر لحظات المشاركة الاستباقية هذه للمجتمع أن اللحظات الإيجابية تحدث كل ساعة ويومًا وأسبوعًا داخل مدارسك.
إذا لم تكن مرتاحًا لنشر المحتوى الخاص بك، فاطلب من فريق الاتصالات الخاص بك كتابة المنشورات نيابةً عنك. لن ترغب أبدًا في أن يسألك أحد أفراد المجتمع: “ماذا يفعل المشرف طوال اليوم؟ نحن لا نراهم أبدًا”. إذا كنت تنشر محتوى من جميع الزيارات المدرسية والاجتماعات المجتمعية التي تحضرها، فلا يمكن توجيه هذا الاتهام مرة أخرى أبدًا. لديك الآن دليل اجتماعي على جهود المشاركة التي تبذلها ودليل على مراجعة عقدك السنوي.
التواصل الفعال هو القوة العظمى للمشرف. أولئك الذين يمكنهم التواصل بشكل أصيل وإظهار شخصيتهم يمكنهم التألق حقًا. يعتقد العديد من المشرفين خطأً أن العمل الجاد وحده سيتحدث عن نفسه، ولكن في المشهد المشحون سياسيًا اليوم، يعد قدر معين من “الحملات” ضروريًا أثناء وجودهم في مناصبهم. نعلم جميعًا أن وظيفة المشرف لم تكن أصعب من أي وقت مضى، ولم تكن مدة خدمته أقصر من أي وقت مضى، كما أن فرصة الطرد من العمل أعلى من أي وقت مضى.
اغتنم الفرصة للمشاركة وعرض الأشياء الرائعة التي تحدث في منطقتك. من المفيد تعزيز الاتصالات الإيجابية والاستباقية حتى تكون محترفًا متمرسًا عندما تأتي اللحظات الصعبة. قد يكون هناك عدد أقل منهم إذا تقدمت.
